Informativa al trattamento dei dati personali

Gentile Cliente, desideriamo informarla sul trattamento dei dati personali che sono o saranno utilizzati dalla Protek S.r.l., con sede legale in Località Sieci, Via P. Nenni, 22, Pontassieve (FI) (privacy@proteknet.it), nel rispetto dei principi di protezione dei dati personali, stabiliti dagli art. 13 e 14 del nuovo Regolamento UE 2016/679, in qualità di Titolare del trattamento dei dati, il quale le comunica che, per l’instaurazione del rapporto e del servizio prestato diventerà titolare dei Suoi dati qualificati come dati personali ai sensi del Regolamento UE 2016/679.

1. Base giuridica

Il conferimento dei dati è obbligatorio per tutto quanto è richiesto dagli obblighi legali e contrattuali e pertanto l’eventuale rifiuto a fornirli in tutto o in parte può dar luogo all’impossibilità di erogare i servizi richiesti e contrattualmente sottoscritti.

Il trattamento dei dati personali, che vengano raccolti dalla società Titolare, verrà effettuato secondo liceità, correttezza e trasparenza del trattamento, nei confronti dell’interessato.

Base giuridica del trattamento sarà pertanto il rapporto contrattuale stipulato con il cliente, l’eventuale obbligo giuridico che dovesse sorgere nel rapporto instaurato, l’interesse legittimo del Titolare e/o dell’interessato e, ove richiesto dalla normativa di riferimento, un consenso esplicito o comportamentale del cliente stesso.

2. Finalità del trattamento

Il trattamento dei dati è finalizzato alla corretta e completa esecuzione delle funzioni di natura prettamente contrattuale ed amministrativo/contabile, necessarie per legge al fine del corretto espletamento del rapporto e all’erogazione del servizio.

I dati personali che la Protek S.r.l. potrebbe raccogliere sono dati necessari a dare seguito alla gestione del contratto sottoscritto e per dare esecuzione a tutti gli obblighi ad esso connessi e alle richieste informative che dovessero pervenire al Titolare con riguardo al rapporto instaurato.

Tali dati riguardano il nome ed il cognome, dati contenuti nei documenti d’identità del cliente (ove necessario e senza trattenere gli stessi in assenza di ragioni dettate dagli obblighi legali), l’indirizzo di abitazione, o il domicilio fiscale (per le società), l’indirizzo mail, il numero di telefono fisso/mobile, e le modalità di pagamento prescelte per il saldo del servizio offerto, i codici identificativi degli strumenti di videosorveglianza e/o allarme installati presso i clienti, le password (di default) di accesso ai sistemi installati.

3. Trattamento dei dati attraverso sistemi di videosorveglianza

Il trattamento dei dati effettuato dal Titolare può riguardare, in circostanze particolari, anche quello effettuato attraverso le immagini degli apparecchi di videosorveglianza, installati presso il cliente. La società necessità, su richiesta del cliente, di accedere, per la programmazione e/o la manutenzione dell’apparecchiatura di videosorveglianza, ai dispositivi installati, potendo così entrare in contatto con le immagini, anche di carattere personale, di soggetti direttamente interessati dal trattamento o di soggetti terzi. L’accesso sarà effettuato solo dietro autorizzazione del cliente unico detentore delle password una volta che il Titolare abbia installato l’impianto.

Base giuridica del trattamento, anche in questo caso, è costituita dal contratto, di installazione e/o di manutenzione, che viene instaurato con il cliente. La società si riserva, per dare maggiore garanzia, conoscenza e conoscibilità del trattamento effettuato e delle garanzie utilizzate, così come richiesto dalla vigente normativa, di ottenere un espresso consenso, sotto forma di autorizzazione per i collegamenti da remoto, che verrà sottoposta al cliente e che costituirà prova liberatoria dell’esistenza di base giuridica per il regolare trattamento dei dati (immagini da videosorveglianza).

Il trattamento dei Suoi dati particolari ex art. 9 Regolamento UE 2016/679 (dati che nello specifico riguardano l’origine razziale o etnica, opinioni politiche, convinzioni religiose, o l’appartenenza sindacale, nonché i dati genetici, biometrici, dati relativi alla Sua salute, o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona), ove fosse effettuato da parte del Titolare sopra citato, verrà condotto con modalità tali da non utilizzare gli stessi se non ai soli fini di legge e per assolvere obblighi contrattuali ed esercitare diritti, onde evitare la loro diffusione e trasmissione fuori dai parametri consentiti dallo stesso Regolamento GDPR e si provvederà a raccogliere l’esplicito consenso da parte dell’interessato.

Qualora le finalità dell’utilizzo dei dati di Sua proprietà dovessero cambiare, il Titolare è tenuto a comunicare immediatamente tali modifiche, specificando al contempo che risulta necessario un nuovo consenso da parte dell’interessato.

4. Periodo di conservazione

I dati obbligatori, ai fini della corretta erogazione del servizio e per finalità amministrativo contabili, e quelli personali, liberamente conferiti dal cliente, sono conservati per il tempo necessario allo svolgimento delle finalità specificate dalla presente o comunque per l’adempimento del rapporto contrattuale.

I dati raccolti per finalità preventive e di chi comunque non arriva a sottoscrivere accordi negoziali, pur avendo avuto un precedente contatto con la società, di tipo preventivo/informativo, saranno immediatamente cancellati o trattati in forma anonima, ove la loro conservazione non risulti altrimenti giustificata, salvo che sia stato acquisito validamente il consenso informato degli interessati relativo ad una successiva attività di promozione commerciale o ricerca di mercato. (1)

I dati che dovessero essere conservati per un periodo superiore a quello indicato nella presente informativa saranno resi anonimi o minimizzati da parte del Titolare del trattamento, sì da non porre gli stessi ad alcun rischio di violazione.

I dati riguardanti la videosorveglianza (accesso da remoto) vengono conservati fino alla fine del servizio e cancellati nel caso in cui sia necessario procedere alla loro registrazione per la risoluzione di un problema.Il trattamento, compresa l’archiviazione dei dati avviene all’interno dei locali della società e comunque non oltre i confini nazionali.

5. Diritti dell’interessato

Ai sensi del Regolamento europeo 2016/679 (GDPR) e della normativa nazionale, l’interessato può, secondo le modalità e nei limiti previsti dalla vigente normativa, esercitare i seguenti diritti:

  • richiedere la conferma dell’esistenza di dati personali che lo riguardano (art. 15 diritto di accesso) contattando il titolare agli indirizzi di riferimento sopra indicati;
  • conoscerne l’origine;
  • riceverne comunicazione intelligibile;
  • avere informazioni circa la logica, le modalità e le finalità del trattamento;
  • richiederne l’aggiornamento, la rettifica, l’integrazione, la cancellazione, la trasformazione in forma anonima, il blocco dei dati trattati in violazione di legge, ivi compresi quelli non più necessari al perseguimento degli scopi per i quali sono stati raccolti (art.16 e 17 diritto di rettifica e cancellazione);
  • nei casi di trattamento basato su consenso, ricevere i propri dati forniti al titolare, in forma strutturata e leggibile da un elaboratore di dati e in un formato comunemente usato da un dispositivo elettronico;
  • il diritto di presentare un reclamo all’Autorità di controllo.
  • il diritto alla portabilità dei dati ex art. 20, ossia di ricevere dalla società i dati personali che riguardano l’interessato e il diritto di chiedere alla stessa di trasmetterli ad altro titolare del trattamento (es. altre società di impiantistica), ove ciò sia consentito dalla base giuridica e secondo le modalità con cui siano stati inizialmente raccolti i dati.

il diritto all’opposizione, ex art. 21, tranne nei casi in cui il trattamento dei dati sia finalizzato a scopi di pubblico interesse o connesso all’esercizio di un pubblico potere, ovvero legittimo interesse delle società.

6. Esercizio dei propri diritti

L’esercizio di questi diritti potrà essere praticato mediante comunicazione al Titolare del Trattamento, i cui recapiti sono indicati in appendice a questa informativa o compilazione di apposito Modulo. Inoltre, gli interessati avranno sempre il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei dati Personali, contattabile all’indirizzo protocollo@gpdp.it. o mediante il sito http://www.gpdp.it.

7. Diffusione, comunicazione e soggetti che accedono ai dati

I Suoi dati personali saranno trattati esclusivamente all’interno del territorio nazionale, nella sede del Titolare o dei suoi Responsabili, ove nominati e tali dati non saranno diffusi, ma potranno essere comunicati, ove necessario, per l’erogazione del servizio a soggetti terzi (come fornitori di servizi tecnici terzi, corrieri postali, hosting provider, società informatiche e altri professionisti) nominati, se necessario, Responsabili del Trattamento dal Titolare, per i compiti di natura tecnica od organizzativa strumentali alla fornitura dei servizi.

L’elenco aggiornato dei Responsabili potrà sempre essere richiesto al Titolare del Trattamento.

8. Supporto tecnico e manutenzione

La Protek S.r.l., si preoccupa di conferire la massima sicurezza ai dati dei propri interessati, in linea con i principi di adeguatezza e accountability previsti dalla normativa.

Nella realizzazione di tali obiettivi ha adottato sistemi di protezione da virus, malware e possibili operazioni di phishing sui server di proprietà, aggiornati ed in grado di garantire continuità operativa e ripristino dei sistemi nel più breve tempo possibile, garantendo la massima sicurezza dei dati.

Per effettuare tali operazioni, la Protek, potrebbe anche avvalersi dell’opera di società terze, appositamente incaricate, le quali avranno accesso ai dati contenuti nei siti operativi.

9. Ultimo aggiornamento

Questa informativa è aggiornata all’Ottobre 2021.

Il Titolare si riserva di nominare, diversamente da quanto già fatto, incaricati interni per il trattamento dei dati, Responsabili del trattamento dei dati, Responsabili per la protezione dei dati (DPO), con apposito contratto o atto giuridico equipollente; si riserva altresì di modificare ed aggiornare la seguente informativa a seconda delle esigenze e delle normative in vigore.

Il cliente in nome proprio od in qualità di legale rappresentante di una società, leggendo la presente, prende visione e si informa del Trattamento eseguito dal Titolare, nonché dei dati ivi conservati e trattati, ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679.Protek S.r.l. 

(1) I dati vanno conservati per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali sono stati raccolti o successivamente trattati. Protek S.r.l., si riserva però di conservarli nel caso in cui si instaurino contenziosi giudiziari.